Modernes Ersatzteilmanagement

In den vergangenen Monaten begannen wir, unsere Abläufe zu überprüfen und, wo möglich, zu optimieren. Dem Ersatzteilmanagement widmen wir dabei besonders viel Aufmerksamkeit.

Das Ziel, das unsere Bemühungen leitet, ist klar formuliert: „Wir möchten die richtigen Ersatzteile in der richtigen Stückzahl zum richtigen Zeitpunkt verfügbar haben“, so Jürgen Duschner, Abteilungsleiter Beschaffung und Logistik. So einfach dies auch klingen mag, so komplex ist die Umsetzung. Es spielen viele Faktoren zusammen, deren Ansprüche möglichst optimal aufeinander abgestimmt werden müssen.

Analyse des Lagerbestands

Den Anfang machte eine genaue Erhebung und Analyse unseres Lagerbestands. Dabei ging es uns darum, einen möglichst umfassenden und genauen Überblick über die gelagerten Ersatzteile zu erhalten und daraus Erkenntnisse für die künftigen Strategien in diesem Bereich abzuleiten.

Dabei zeigte sich ein differenziertes Bild. Wir konnten eine Reihe von Ladenhütern identifizieren, d.h. Teile, die seit vielen Jahren gelagert waren, für die es aber keine Nachfrage mehr gab. Diese haben wir abverkauft oder an unsere Lieferanten zurückgegeben. Bei anderen Teilen mussten wir feststellen, dass sie nicht mehr verwendbar waren, z.B. aufgrund von spröde gewordenem Gummi. Diese Teile wurden ausgeschieden.

Besonderes Augenmerk wurde auch darauf gelegt, doppelte Lagerhaltung von Ersatzteilen zu vermeiden. Für jedes Ersatzteil soll es nur einen klar definierten Lagerort geben – der zudem dort liegt, wo das Teil am meisten gebraucht wird bzw. am besten zugänglich ist.

Darüber hinaus wurden einzelne Ersatzteile gegen modernere Alternativen ausgetauscht und die Sicherheitsbestände überprüft. Je nach Ergebnis dieser Überprüfung wurden letztere teils erhöht, teils reduziert. Dies ist nichts Ungewöhnliches: die technologische Entwicklung schreitet voran und verändert die Anforderungen an Ersatzteile.

Last but not least haben wir Ersatzteile, die wir bislang nicht im Lagerbestand hatten, für die es aber steigenden Bedarf gibt, in unser Portfolio aufgenommen. Ziel ist es auch hier, möglichst kurze Lieferzeiten sicherzustellen.

Einschätzung des Ersatzteilbedarfs

Im Idealfall sollte jedes von einem Kunden benötigte Ersatzteil immer genau dann auf Lager bereit liegen, wenn es denn auch tatsächlich benötigt wird; und das in der notwendigen Stückzahl.

Angesichts von mehr als 13.000 unterschiedlichen Teilen, die wir in München auf Lager vorrätig halten, ist dieses Ideal in der Praxis kaum erreichbar. Um ihm aber möglichst nahe zu kommen, analysieren unsere zuständigen Mitarbeiter/-innen laufend den Ersatzteilbedarf unserer Kunden. Diese Zahlen werden mit den Werten vergangener Jahre in Bezug gesetzt.

Daraus ergibt sich eine realistische, auf Erfahrungswerten basierende Einschätzung des typischen jährlichen Bedarfs eines Ersatzteils. Dies passiert übrigens nicht nur mit einzelnen Ersatzteilen, sondern für jedes – also mehr als 13.000 Mal im Jahr.

Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit

Die Deutsche Plasser ist, wie jedes andere Unternehmen auch, bemüht, möglichst wirtschaftlich zu agieren. Dies kommt letztlich nicht nur uns selbst zugute, sondern auch unseren Kunden. Es ist daher eine Vorgabe an unsere Beschaffung, eine wirtschaftliche Lagerhaltung sicherzustellen.

Diese Vorgabe führt unter Berücksichtigung der angesprochenen Bedarfseinschätzungen für die Ersatzteile zu Mengenvorgaben für jedes Ersatzteil. Wenn also zum Beispiel von einer Pumpe über viele Jahre niemals mehr als drei Stück pro Jahr von Kunden abgerufen werden, ist es wirtschaftlich wie auch logistisch sinnvoll, nicht mehr als drei Pumpen gleichzeitig auf Lager zu halten.

Unerwartet hohe Nachfrage

Trotz noch so gewissenhafter Planung kann es in Einzelfällen aber dazu kommen, dass der Bedarf an einem bestimmten Ersatzteil plötzlich und unerwartet sprunghaft steigt. Bleiben wir bei unseren Pumpen aus dem genannten Beispiel: es ist schon vorgekommen, dass kurzfristig mehr als drei solcher Pumpen bestellt wurden. Da wir aber aufgrund der genannten Überlegungen nur drei auf Lager hatten, kam es dadurch zu Lieferverzögerungen; nicht zuletzt, weil wir hier zum Teil von unseren Lieferanten und deren Lieferfristen abhängig sind.

Neue Maschine, neue Ersatzteile

Wie bereits angesprochen, verändert der technologische Fortschritt die Ansprüche an die Lagerhaltung; doch auch neue Maschinen bringen viele neue Ersatzteile mit sich. Insbesondere Maschinen, die bislang noch nicht in unserem Markt im Einsatz waren, erfordern zum Teil gänzlich andere Ersatzteile als die, die wir bislang auf Lager hielten. Um die Einsatzfähigkeit und Verfügbarkeit auch dieser neuen Maschinen zu gewährleisten, müssen wir reagieren und unseren Lagerbestand entsprechend anpassen.

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Das Ersatzteilmanagement stellt uns also vor sehr komplexe Herausforderungen. Die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen müssen in dem Gefüge von Kunden und Lieferanten, aber auch internen Ansprechpartnern, wie unserer Vertriebsabteilung und dem Instandhaltungswerk in Leverkusen-Opladen, versuchen, die bestmögliche Lösung zu finden.

Mit den internen Partnern funktionieren diese Abläufe bereits. Sie stellen einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unseres Ersatzteilmanagements dar.

Mit Blick auf die externen Geschäftspartner ist für Jürgen Duschner klar, was seiner Abteilung – und damit letztlich auch unseren Kunden – am meisten hilft: „Information, ganz einfach. Je früher und genauer wir die Instandhaltungspläne unserer Kunden kennen, desto besser können wir uns vorbereiten und sicherstellen, dass die richtigen Teile zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.“ Die entsprechenden Prozesse werden derzeit überprüft und, falls notwendig, adaptiert.

Rund-um-die-Uhr-Service

Für Kunden, die sich hier zusätzlich absichern wollen, haben wir übrigens eine leistungsfähige Lösung: unser Rund-um-die-Uhr Service. In enger Abstimmung mit dem Kunden erarbeiten wir eine individuelle Servicelösung, die natürlich auch die Ersatzteilversorgung einschließen kann. Je genauer wir die geplanten Einsätze, aber auch die vorgesehenen Servicemaßnahmen kennen, desto einfacher ist es für uns, die passenden Ersatzteile termingerecht vorrätig zu halten; und das exklusiv für einen bestimmten Kunden.

Predictive Maintenance

Doch auch die vorausschauende Instandhaltung hat im Bereich des Ersatzteilmanagements großes Potenzial. Je mehr Daten zu Maschinen gesammelt und analysiert werden können, desto besser kann die typische Lebensdauer eines Ersatzteils bewertet werden. In Kombination mit einem engen Informationsaustausch mit Kunden und Lieferanten wird uns dies helfen, immer genauere Vorhersagen über die Anforderungen an unsere Lagerhaltung zu machen; und uns damit weiter unserem Ziel anzunähern: die richtigen Ersatzteile in der richtigen Stückzahl zum richtigen Zeitpunkt verfügbar zu haben.

 

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